FLEETBook digitalisoi kaluston uudella, kustannustehokkaalla tavalla

Uusi FLEETBook-järjestelmä syntyi yritysten tarpeesta hallita kalustoa paremmin, luotettavammin ja kustannustehokkaammin.

Yritysten tuotannon kalusto on yritystoiminnan onnistumisen kannalta avainasemassa. Kaluston pitää tehdä tuotantoa mahdollisimman korkealla käyttöasteella, olipa kyseessä sitten konetyö, kuljetus tai teollinen tuotanto.  ”Vanhassa maailmassa” mentiin usein eri tahtia, koneet saattoivat odotella erilaisia toimenpiteitä useita päiviäkin tehokkuuden kärsiessä.

Kaluston ylläpidon kulut muodostavat yrityksen liikevaihdosta usein 10–30 %. Tätä merkittävää kuluerää ei ole aina kyetty hallitsemaan huolellisesti, vaan kulut on käsitelty usein isompana massana. Nykyisessä korkean tuottavuuden ja hyvän kulunhallinnan maailmassa tähän ei pidä enää tyytyä. Lisäksi kaluston kaikki velvoitteet pitää muistaa hoitaa ajallaan, arjen muuttuvista tilanteista huolimatta.

Näistä lähtökohdista on vuoden 2021 aikana kehitetty uusi FLEETBook-järjestelmä. Tämä kaikille helposti käyttöönotettava järjestelmä on syntynyt erityisesti käyttävän yrityksen tarpeita ajatellen. Järjestelmä keskittyy kaluston ylläpitoon, kulujen hallintaan, toimintavarmuuden parantamiseen sekä päätösten tekemisen tukeen. FLEETBook on toimiala- ja merkkiriippumaton ja siten sitä voidaan käyttää useilla toimialoilla koneista autoihin ja teollisuuden tuotannon koneiden hallintaan.

Mikä tekee FLEETBookista parhaan kumppanin kalustonhallintaan?

Kysytään asiaa toiminnan perustajalta, Pasi Karjalaiselta.

– FLEETBook on alusta pitäen suunniteltu yhteistyössä yritysten kanssa siten, että ohjaavina tekijöinä ovat olleet käyttävän yrityksen tarpeet ja järjestelmän helppokäyttöisyys. Kun yritys ajaa oman kalustonsa sisään järjestelmäämme, järjestelmä toimii yrityksen etujen mukaisesti, uudella tavalla huomioiden kaluston erityispiirteet.

FLEETBookiin voidaan tallentaa kaikki oleellinen tieto kalustosta ja myös paljon muuta, viranomaisdokumentteja ja kuvia yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaisesti. Kun järjestelmää ylläpidetään huolellisesti, se tuottaa yritykselle arvokasta dataa, jonka avulla yritys voi säästää kalustokustannuksissa ja pitää huolta siitä, että kaluston toiminta on tehokasta. Kaluston erilaiset tarpeet voidaan myös ennakoida sekä analysoida toimintaa ja sen kannattavuutta. Näin yritys voi ohjata toimintaansa kaluston hallinnassa tiedolla johtaen, mikä on erittäin nykyaikaista.

– Etunamme helpon käytettävyyden lisäksi on myös laaja-alaisuus. FLEETBook soveltuu tuotteena erinomaisesti koneista kuljetuskalustoon sekä myös teollisen tuotannon erilaisiin tarpeisiin, joten puhunkin tuotannon kalustonhallinnan järjestelmästä. 

– Yrityksen tarpeista lähteminen on ollut alusta pitäen järjestelmän kehitystä ohjaava tekijämme. Tästä johtuen meillä ei ole esimerkiksi erilaisia käyttäjäkohtaisia maksuja, vaan järjestelmämme on avoin kaikille käyttäjille kenelle ostanut yritys haluaa sen avata. Eli yrityksessä voidaan käyttää FLEETBookia todella laajasti eri tehtävissä. Näin FLEETBook toimii hyvin myös viestinnässä ja järjestelmän avulla yritys voi ohjata esimerkiksi kaluston ylläpitoa tekevää alihankkijaansa tai omaa yksikköä.

– Tärkein viestimme asiakkaillemme onkin, että olemme kumppani, jonka tuotteen käytettävyys on helppo ja olemme varmoja, että yritys pystyy tekemään säästöä omassa kalustonhallinnassaan. Merkittävänä asiana tulee myös se, että myös kaluston toiminta-aste ja luotettavuus paranevat. Nämä asiat ovat olleet meillä kantavana ideana, kun FLEETBookia on kehitetty.

Taustalla vahvaa osaamista

FLEETBookin taustalla on hieno määrä tarvittavien eri osa-alueiden osaamista. Järjestelmän eri alueet; järjestelmäteknologian kehittäminen, toteuttaminen, tuotannon erilaiset alat ja tiedolla johtaminen ovat olleet tiiviisti mukana kehittämisessä alusta pitäen

FLEETBookin teknologian kehittänyt Tecinspire Oy on tunnettu korkeasta asiakastyytyväisyydestään ja kehittämistään huippuluokan digiratkaisuista. Toimitusjohtaja Teemu Kivioja kertoo hankkeesta: – Projekti oli äärimmäisen mielenkiintoinen ja laaja. Kehitysvaiheen aikana saimme paljon näkemystä toimialasta. Olen täysin vakuuttunut, että kehitetty FLEETBook-järjestelmä tulee tuottamaan aitoa lisäarvoa ja kilpailuetua käyttäjäyrityksille, lisäämään kaluston luotettavuutta ja toimintavarmuutta sekä tukemaan dataan perustuvaa päätöksentekoa. 

Käyttävän yrityksen palautteita

Miltä järjestelmä vaikuttaa käyttävän yrityksen näkökulmasta? Asiaa selventää meille Peura-Trans Oy:n kunnossapitopäällikkö Lauri Leinonen, joka on testannut ja kehittänyt järjestelmää kuukausia. Laurin testeillä on laajempaakin näkökulmaa, sillä hän osaa havainnoida myös palveluntuottajan näkökulmaa taustakokemuksistaan johtuen.

– Aiemmin kaluston hallinta pohjautui pääasiassa useisiin erilaisiin taulukoihin, joiden tehokas käyttö oli haastavaa ja aikaa vievää. Tiedot eivät välttämättä olleet kirjattu vaadittavalla tarkkuudella niiden myöhempää hyödyntämistä ajatellen. FLEETBook antaa nyt hyvän mahdollisuuden kirjata tiedot yhteen verkkopohjaiseen sovellukseen, joka on käytettävissä verkon yli missä ja milloin vain. 

– FLEETBook tuottaa myös dataa kaluston kulurakenteesta helposti luettavaan muotoon, tämä auttaa seuraamaan kuluja reaaliaikaisemmin ja reagoimaan nopeammin, mikäli tietyn kaluston kuluissa havaitaan poikkeamaa. Järjestelmä muodostaa myös laitekohtaista huoltohistoriaa sekä muistuttaa takuista, joka on tärkeää kaluston operoidessa ympäri Suomea. Myös vahingot saadaan eriteltyä kuluissa ja katsastuksista sekä ATP-tarkastuksista saadaan FLEETBookin kautta muistutukset.

– FLEETBookia käyttävä palveluntuottaja saa lisäarvoa toimintaansa esimerkiksi kalenteritoiminnon avulla, josta he voivat katsoa tulevia huoltoja ja katsastuksia. Tämä antaa mahdollisuuden kysyä kalustoa korjaamolle sellaisina ajankohtina, jotka sopivat aikatauluihin parhaiten ja mahdollistavat molemminpuolisen tehokkaan työskentelyn! Myös erilaisten kalustoon liittyvien dokumenttien jakaminen alustan kautta helpottaa molemminpuolista työskentelyä. Dokumentit myös löytyvät helposti, milloin vain.

Digitalisaatiolla kasvua

– Olemme halunneet tehdä alusta pitäen hiukan erilaisen, edullisen ja hyvin käytettävän järjestelmän ammattilaisilta ammattilaisille! Tarkoituksena on viedä tuote myös kansainvälisille markkinoille piakkoin Suomen aloituksen jälkeen.

– Näillä kokemuksilla ja palautteilla meillä on mukava lähteä viemään FLEETBookin tuottamaa lisäarvoa eteenpäin yhdessä kaikkien asiakasyritysten kanssa, toteaa lopuksi Pasi Karjalainen. – Voimme olla iloisia siitä, että tuotteemme tulee todella tarpeeseen ja on asiakkaille hyödyllinen, nykyaikainen digitalisaation myötä selkeää lisäarvoa tuottava tuote.