WorkTablen avulla yritykset voivat keskittyä olennaisimpaan

Alkujaan maanrakennusalalle suunniteltu sähköinen työajanseurantajärjestelmä WorkTable tarjoaa tänä päivänä liudan työkaluja aina sähköisen tarjouksen laadinnasta kiviaineslaskureihin ja työmaapäiväkirjoihin. Kotimaisen WorkTablen palveluvalikoima on uniikki, eikä sen ominaisuuksia tarjoa mikään toinen hallintajärjestelmä.

Maanrakennusyrittäjän arkea seurannut Ksenia Karhunen pani merkille, ettei markkinoilta löytynyt sellaista hallintajärjestelmää, joka olisi sopinut suoraan maanrakennusalalle. Monessa konetyö- ja maanrakennusyrityksessä työntekijät pitivät paperista työtuntikirjanpitoa, ja urakkakohtainen viestintä kulki sähköpostitse, paperilla tai suullisina ohjeina. Papereiden pyörittely ja käsin kirjoittaminen lohkaisivat ison siivun yrittäjän arvokkaasta työajasta. Olisiko toiminnoista mahdollista sähköistää ainakin osa?

– Idea helppokäyttöisestä ja edullisesta WorkTablesta sai alkunsa vilpittömästi vain halusta helpottaa perheeni arkea, tietotekniikan insinööri ja järjestelmän kehittäjä Ksenia Karhunen summaa.

WorkTablen suunnittelu ja toteutus alkoi. Ensimmäisenä hahmoteltiin sähköinen työajan seuranta, jossa jokainen työntekijä kirjasi omat työtuntinsa mobiililaitteella järjestelmään. Järjestelmä taas kokosi työnantajalle reaaliaikaisen koosteen henkilöstön työtunneista ja työntuntien suoritepaikoista. Ksenia Karhunen jatkoi ohjelmistokehittelyä, palkkasi koodarit ja testasi prototyyppiä yhdessä Konetyö J. Karhusen henkilöstön kanssa. Työajan seurannan rinnalle kehitettiin muitakin toiminnallisuuksia, joilla haluttiin hallinnoida erilaisten työmaiden ja projektien etenemistä. Valmiiseen järjestelmään hän halusi kaiken tarvittavan, muttei mitään ylimääräistä.

– Maanrakennusala on hyvin ammattimainen, muttei kovin digitalisoitunut tai tietotekninen ala. Järjestelmästä suunniteltiin niin helppo, että sitä osaisi käyttää ihan kuka tahansa, Ksenia Karhunen sanoo.

Lopulta kaikki viestinnän kannalta olennainen oli jokaisen työntekijän luettavissa ja hyödynnettävissä. Yrittäjällä taas oli käytössään kattava valikoima erilaisia työkaluja aina sähköisen tarjouksen laadinnasta kiviaineslaskureihin ja työmaapäiväkirjoihin, ja järjestelmän sisällöt olivat myös hyvin integroitavissa erilaisten laskutusjärjestelmien kanssa. Kun manuaalinen kirjaus väistyi sähköisten toimintojen tieltä, ajan saatossa yrittäjän työpäiviin ilmestynyt ylimääräinen työaika konkretisoitui uudeksi liikevaihdoksi ja tuloksi. WorkTablen oli määrä palvella vain kuopiolaisyritys Konetyö J. Karhusen yritystä ja henkilökuntaa, mutta sana kiiri, ja järjestelmä haluttiin ottaa käyttöön muissakin yrityksissä. 

– WorkTable suunniteltiin jo vuonna 2015. Olemme alkaneet aktiivisemmin tarjota ja markkinoida sitä muille vasta hiljattain, Ksenia Karhunen kertoo. 

Konetyö J. Karhusen lisäksi järjestelmää käyttävät muun muassa LVI- ja rakennusalalla toimiva Sadeko sekä rakennus- ja maanrakennusalalla toimiva Hantekra. Yrityksissä on säästynyt valtava määrä työaikaa sähköisen työajanseurannan ja esimerkiksi tarjoustyökalujen avulla.

– Ennen WorkTablea käytimme työajan kirjaukseen kynää ja paperia. Työntekijät palauttivat tuntilistansa kahden viikon välein, joten lomakkeita oli paljon, ja niitä perattiin aina monta työpäivää, Hantekran työnjohdosta vastaava Sami Markkanen muistelee.

WorkTablea päivitetään jatkuvasti, ja päivityksissä huomioidaan myös asiakasyrityksistä nousevat ideat. Järjestelmä on kehitetty palvelemaan erityisesti maanrakennusalan tarpeita, mutta se sopii käytännössä mille tahansa yritykselle, jonka toimenkuvaan kuuluu myydä erilaisia palveluita ja johtaa projekteja alusta loppuun. 

– Siivous- ja kunnossapitoala, mainostoimistot, käytännössä kaikki, jotka laskuttavat omasta työstään, Ksenia Karhunen antaa muutaman esimerkin.

Keväällä on luvassa uusia työkaluja ainakin tietyömaiden tarpeisiin. WorkTable lanseeraa helmikuussa uuden sovelluksen, jonka avulla tie- ja asfalttiyritykset voivat muun muassa seurata asfaltointiurakoiden edistymistä. Uusi sovellus on kehitetty yhdessä alalla toimivan yrityksen kanssa.